PORTARIA Nº 01/2020, DE 05 DE AGOSTO DE 2020
Normatiza o acesso e a base de dados e informações da COHAB Bandeirante e estabelece critérios de confidencialidade e tratamento de dados e informações, em atendimento ao art.86, §5º, Lei das Estatais.
O PRESIDENTE DA COMPANHIA DE HABITAÇÃO POPULAR BANDEIRANTE – COHAB -BD, no uso de suas atribuições legais e estatutárias.
Considerando os Decretos Estadual e Municipal, de restrições e isolamento social, para a contenção da propagação do COVID 19 e manter os compromissos em preservar a saúde dos colaboradores, estagiários, prestadores de serviço, conselheiros e demais agentes que atuam no âmbito da Cia.
Considerando a necessidade de regulamentação e compatibilização com o sistema de acesso à informação da Lei n º 12.527/11.
RESOLVE:
Art. 1º Detalhar o que deve ser considerado como sendo “sigilo estratégico, comercial ou industrial”, sem, contudo, contrariar o ordenamento jurídico legal e constitucional, regulamentando o nível de acesso das informações da Cia.
Art. 2º Os parâmetros adotados para a classificação dos dados da Cia, são objetivos da normatização do acesso às bases de dados protegidos e informações relativas a:
I – A proteção de dados e informações pessoais disponíveis em bases de dados geradas pela Cohab Bandeirante ou recebidas de terceiros e sob a guarda da Cohab Bandeirante, nos termos da legislação; e
II – A utilização de dados protegidos tratados pelos públicos
interno e externo a Cohab Bandeirante para a realização de estatísticas, estudos e pesquisas científicas ou institucionais, assegurando o seu uso exclusivo para a finalidade para a qual foram coletados.
Art. 3º Para os fins desta Portaria, considera-se:
I – Dado pessoal: dado ou informação que se refere à pessoa natural
identificada ou identificável;
II – Dado protegido: dado que contém informação pessoal ou sujeito à
restrição de acesso;
Tabela descritiva ao final desta portaria.
III – Dado anonimizado: dado ou informação que não permite a identificação
da pessoa a quem se refere, tendo ou não sido objeto de divulgação pública;
IV – Dado ou Informação Pública: dado ou informação que está disponível ao
público;
V – Tratamento da Informação: conjunto de ações referentes à produção,
recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão,
distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;
VI – Sala de arquivo de mutuários: ambiente físico na Cohab Bandeirante, com acesso controlado e seguro, para o acesso a dados protegidos, cuja utilização segue normas, protocolos e procedimentos específicos de segurança e arquivamento;
VII – Avaliação da Extração de Resultados: atividade de avaliação de
resultados e de códigos computacionais, a fim de garantir que os resultados ou qualquer excerto da pesquisa preservem o sigilo das informações pessoais e a segurança dos ativos de informação da Cohab Bandeirante; e
VIII – Técnico Responsável: servidor da Cohab Bandeirante, responsável pela triagem, análise e acompanhamento do processo de solicitação de acesso a dados protegidos, apoio ao usuário do Serviço, tratamento dos dados e informações, autorização de acesso a base documental e Avaliação da Extração de Resultados.
Art. 4º As bases de dados e informações protegidas de que trata esta Portaria são aquelas produzidas pela Cohab Bandeirante e as cedidas por outros órgãos, sendo essas mantidas em ambiente controlado e seguro, conforme as melhores práticas de segurança previstas contratualmente pela Cohab Bandeirante.
Art. 5º As bases de dados passíveis de disponibilização são aquelas indicadas pela Diretoria produtora ou áreas responsáveis, não sendo permitido o acesso às bases de dados que contenham dados preliminares, dados não finais/oficiais, ou que estejam submetidas a outro tipo restrição para a garantia de segurança institucional.
Art. 6º O acesso às bases de dados protegidos somente poderá ser realizado com a finalidade da produção de estatísticas, estudos e pesquisas científicas ou institucionais, garantindo protocolos e procedimentos de proteção dos dados pessoais ou protegidos e, sempre que possível, a anonimização desses dados.
Art. 7º Somente poderão ter acesso às bases de dados protegidos da Cohab Bandeirante:
I – os colaboradores, consultores, e parceiros da Cohab Bandeirante para a produção de estatísticas, estudos e pesquisas de interesse da Cia e dos Municípios;
II – à pessoa física vinculada à pessoa jurídica que tenha estabelecido com a Cohab Bandeirante contrato, convênio, acordo de cooperação ou termo congênere para a prestação de serviços e que esteja atuando no desenvolvimento de atividades institucionais para o cumprimento de suas atribuições com a Cia;
III – os servidores públicos externos à Cohab Bandeirante que estejam trabalhando na produção de estudos e pesquisas de interesse dos Municípios, quando devida e formalmente autorizados pela Presidência da Cia; e
IV – as pessoas físicas ou jurídicas que solicitem acesso a dados protegidos para fins da realização de pesquisas científicas de interesse público por meio da Presidência da COHAB Bandeirante, nos termos do Art. 9º desta Portaria.
- 1º O acesso do público descrito nos incisos I e II às bases de dados protegidos será concedido mediante a autorização formal do Diretor Superintendente e está vinculado a assinatura do Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo – TCMS.
- 2º A autorização a que se refere o § 1º deverá ser renovada anualmente, no mês de março, mediante solicitação do interessado.
- 3º Após o cumprimento dos procedimentos previstos no § 1º, o acesso às bases de dados e informações protegidos pelos públicos previstos nos incisos I e II será disponibilizado pela Presidência, e poderá ser realizado na respectiva estação de trabalho, integrante da infraestrutura de tecnologia de informação da Cia, seguindo os protocolos e procedimentos de segurança da informação.
- 4º Os públicos descritos nos incisos III e IV deverão solicitar o acesso às bases de dados e informações protegidos por meio do ofício à Presidência da COHAB Bandeirante e seguindo procedimentos estabelecidos pelo Cohab Bandeirante para o referido Serviço.
- 5º O Diretor da unidade deverá solicitar à Presidência a interrupção do acesso das pessoas físicas referidas no inciso I do caput, em caso de movimentação de lotação, encerramento de vínculo ou finalização de atividades que requerem a utilização de dados protegidos.
Art. 8º Compete à Diretoria relativos às informações e dados protegidos:
I – Disponibilizar o acesso às bases de dados protegidos para fins da realização de estudos e pesquisas científicas de interesse público, mediante processo controlado e seguro, garantindo a proteção de dados pessoais e protegidos;
II – Estabelecer normas, procedimentos e protocolos que possibilitem o acesso às bases de dados protegidos, a pesquisa e a extração de resultados, garantindo a proteção de informações pessoais ou protegidas;
III – realizar o atendimento aos públicos descritos nos incisos III e IV do Art. 7º desta Portaria, informando sobre as normas, os procedimentos e as condições e termos de uso da COHAB Bandeirante; e
Art. 9º A solicitação de acesso a dados protegidos pela COHAB Bandeirante deve ser realizada por meio de formulário específico, disponível no portal do Cohab Bandeirante, que deverá ser acompanhado pelos seguintes documentos:
I – No caso de pessoa física, CPF, RG ou documento de identificação com reconhecimento nacional, Currículo Lattes atualizado ou, na sua ausência, curriculum vitae e texto explicativo com o interesse específico das informações requeridas;
II – No caso de pessoa jurídica, CNPJ, contrato social ou documento correspondente, documentos pessoais da pessoa física responsável pelo projeto, CPF, RG ou documento de identificação com reconhecimento nacional, Currículo Lattes atualizado ou, na sua ausência, curriculum vitae e texto explicativo com o interesse específico das informações requeridas;
III – Para casos de pesquisa acadêmica, cópia do projeto de pesquisa em que os dados serão utilizados, conforme modelo disponibilizado pela instituição interessada; e
IV – Em caso de pesquisa qualitativa, a solicitação deverá vir acompanhada dos Termos de Consentimento Livre e Esclarecido das pessoas a que se referirem os dados requisitados, conforme modelo disponibilizado pelo COHAB Bandeirante.
Art. 10 A análise do processo de solicitação de acesso a dados protegidos pelo COHAB Bandeirante será realizada mediante os seguintes critérios:
I – Apresentação de todos os documentos requisitados;
II – Necessidade da utilização de dados protegidos para a realização do projeto proposto;
III – Finalidade científica e de evidente interesse público do estudo/pesquisa proposto; e
IV – Apresentação dos Termos de Consentimento Livre e Esclarecido, em caso de pesquisa qualitativa.
Parágrafo único: A análise do processo de solicitação de acesso a dados
protegidos será realizada pela Presidência da COHAB Bandeirante, podendo esta requisitar parecer ao Diretor Superintendente e aos Gestores das áreas produtoras dos dados solicitados
Art.11 O solicitante pessoa física ou jurídica que tiver sua requisição de acesso a dados protegidos aprovada, juntamente com seu(s) auxiliar(es) ou servidor(e)s designado(s), deverá assinar o Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo – TCMS instituído pelo Cohab Bandeirante.
Parágrafo Único: A assinatura da pessoa física se dará no local em que o serviço será prestado e na presença de servidor do Cohab Bandeirante, restando o solicitante passível de responsabilização em caso de uso indevido dos dados disponibilizados.
Art. 12 O acesso às bases de dados e informações protegidos solicitado à COHAB Bandeirante deverá ocorrer na sede da Cia, mediante agendamento e por tempo determinado.
- 1º O agendamento será realizado pela COHAB Bandeirante e poderá ser alterado mediante solicitação formal do solicitante.
- 2º Caso o solicitante não compareça no dia e horário agendados, poderá requerer novo agendamento, que será efetuado conforme a disponibilidade da Cia.
Art. 13 O acesso às bases de dados e informações protegidos solicitadas cujos processos tenham sido aprovados será disponibilizado pela Diretoria da COHAB Bandeirante nas dependências da Cia, seguindo os protocolos e procedimentos de segurança, mediante autorização da Presidência ou de colaborador da COHAB Bandeirante a qual o serviço está vinculado.
Art. 14 A utilização de bases de dados externas para cruzamento com bases de dados da Cohab Bandeirante somente será permitida se for necessária à realização do projeto de pesquisa aprovado pela Presidência e mediante autorização expressa para o pesquisador emitida pelo gestor da área responsável pela produção dos dados e informações.
Parágrafo Único. Se as bases de dados externas a serem utilizadas pelo projeto de pesquisa proposto estiverem sob guarda da Cohab Bandeirante, o acesso ao solicitante será condicionado à apresentação da autorização da área responsável pela produção dos dados e informações permitindo a utilização das referidas bases.
Art. 15 Os resultados produzidos a partir do acesso às bases de dados protegidos permanecerão na Sala Segura e serão submetidos à Avaliação da Extração dos Resultados, realizada pela Diretoria da COHAB Bandeirante.
- 1º A Avaliação de que trata o caput verificará se os resultados produzidos atendem às exigências quanto à proteção de dados pessoais ou protegidos previstas em lei, considerando os seguintes critérios:
I – Só serão permitidas extrações de resultados cujo conteúdo não permita identificação, direta ou indireta, de pessoa natural; e
II – Os resultados produzidos por meio do acesso às bases de dados e informações protegidos não poderão conter dados pessoais, dados individualizados ou bases consultadas na sua totalidade ou em partes/fragmentos.
- 2º Nos casos em que os resultados produzidos não cumpram os requisitos descritos no § 1º, serão recomendadas medidas para resguardar as informações pessoais ou protegidas utilizadas.
- 3º O solicitante que se recusar a seguir as medidas recomendadas não poderá extrair os resultados do trabalho realizado, os quais serão destruídos após a recusa.
- 4º A Presidência poderá requisitar à(s) área(s) envolvida(s) na produção dos dados e informações, parecer técnico para a Avaliação de Extração de Resultados.
Art. 16 Os resultados do tratamento de dados realizados no âmbito da COHAB Bandeirante pelo usuário do serviço serão submetidos à análise e parecer do Técnico Responsável pela Avaliação de Extração de Resultados, o qual poderá em sua análise:
I – Não autorizar a extração dos resultados quando estas não atenderem aos requisitos legais referentes a Cohab Bandeirante, e recomendar ao usuário que adote as medidas necessárias de proteção às informações pessoais ou protegidas;
II – Autorizar parcialmente a extração dos resultados, quando apenas parte dos resultados atender aos requisitos legais referentes à proteção de dados pessoais ou protegidos; ou
III – autorizar integralmente a extração dos resultados, quando todos os resultados produzidos atenderem aos requisitos legais referentes à proteção de dados pessoais ou protegidos.
Art. 17 Após a extração dos resultados, o solicitante fica obrigado a encaminhar a pesquisa publicada a Cohab Bandeirante em mídia digital em formato .pdf, para que seja arquivada junto ao processo de solicitação da Cohab Bandeirante e disponibilizada em repositório digital da Cia.
Art.18 Essa regulamentação será submetida e ratificada pelo Conselho de Administração da Cia, em reunião a ser oportunamente agendada.
TABELA DESCRITIVA
| Tipo de informação | Nível de privacidade | Quem pode acessar |
| Dados pessoais mutuários, a saber:
Nome , Profissão, CPF,RG, Endereço completo, Telefone, e-mail e, todos os comprovantes acima citados |
Reservado
|
Colaboradores da COHAB Bandeirante no exercício de suas atribuições.
PROGNUM INFORMÁTICA S/A, gestora da carteira de mutuários. |
| Cadastro habitacional
Nome , Profissão, CPF, RG, Endereço completo, Telefone, Renda familiar, Quantidade de dependentes, Moradores com deficiência,
e-mail e, todos os comprovantes acima citados |
Reservado | Diretoria COHAB Bandeirante, Prefeitos e seus representantes.
PROGNUM INFORMÁTICA S/A |
| Nome e e-mail de contato pelo site. | Reservado | Colaboradores da COHAB Bandeirante no exercício de suas atribuições.
Dados deletados após a resolução da demanda. |
| Dados pessoais representantes dos acionistas (Prefeitos e Procuradores):
Nome, Estado Civil, Profissão, Data de nascimento, Endereço residencial, CPF, RG (número e data de expedição), Telefone celular
|
Confidencial | Diretoria COHAB Bandeirante e Gerência Administrativa
|
| Dados Pessoais colaboradores
Nome, Estado Civil, Profissão, Data de nascimento, Endereço residencial, CPF, RG ( número e data de expedição), Carteira de trabalho, Pis, Declarações de imposto de renda ( quando exigível) Demais dados de folha de pagamento
|
Confidencial | Diretoria COHAB Bandeirante, TCE/SP
SERCON APOIO ADMINISTRATIVO EIRELLI |
| Dados bancários
Saldos Movimentações e outros detalhamentos |
Confidencial | Diretoria COHAB Bandeirante, Gerência financeira e acionistas por solicitação. |
| Movimentação de processos de caráter sigiloso. | Confidencial | Diretoria COHAB Bandeirante e Departamento Jurídico. |
| Movimentação de processos não sigilosos | Público | Acesso via diário oficial |
| Relatório de diretoria | Confidencial | Diretoria COHAB Bandeirante, Acionistas e TCE/SP |
| Cargos e salários;
Cargo Salário bruto total |
Publico | Publicado no site. |
| Código de Conduta | Público | Publicado no site |
| Balanços publicados | Público | Publicado no site e Diários Oficiais dos Municípios Acionistas. |
| Convocações para assembleias Ordinárias e Extraordinárias | Publico | Publicado no site |
| Atas de assembleias Ordinárias e Extraordinárias | Público | Publicado no site |
| Atas reuniões de Conselho de Administração | Público | Publicado no site |
| Contratos e termos aditivos | Público | Publicado no site |
| Carta de políticas públicas | Público | Publicado no site |
| Informações complementares
artigo 12 do decreto 7.724/2012 |
Reservado | Mediando solicitação do interessado conforme legislação vigente. |
Campinas, 05 de agosto de 2020.
José Fernando Lobato
Diretor Presidente.